營利事業負責人、經理人或員工因洽公及拜訪客戶，至各地出差列報出差旅費，除須取得機票、住宿發票等原始憑證外，更應妥善留存「 與營業活動有關 」之證明文件，倘若無法證明出差與經營業務有關，所列報的差旅費將無法認列。
依所得稅法第38條及營利事業所得稅查核準則第62條規定，經營本業及附屬業務以外之費用及損失，不得列為費用或損失。另查核準則第74條第1款規定，旅費支出，應提示詳載逐日前往地點、訪洽對象及內容等之出差報告單及相關文件，足資證明與營業有關者，憑以認定。然而，許多營利事業誤以為只要有乘坐交通工具證明及住宿憑證，即符合申報要件，而忽略填寫能證明該筆差旅費支出確實與營業有關的出差報告單，及保存與出差事由相關的證明資料（如邀請函、電子往來郵件、開會通知或參展照片等）。